Info

haldamine

Info haldamine

Digitaliseerimise väljakutse: ootame-ja-vaatame-strateegia siin ei tööta.

Nagu igaüks oma igapäevase töötegemise juures teab - võimalus kiirelt ligi pääseda teabele ja dokumentidele on nüüd muutunud ülioluliseks. Vaatamata sellele ei ole ligi pooltel Saksamaal asuvatest väike-ja keskmise suurusega ettevõtetel digitaliseerimise strateegiat veel olemaski. Fakt on siiski see, et ettevõtted, kes töötavad EMC-lahendustega ja seega veebipõhiseid infotöötlusi kasutavad, saavutavad turul suurema edu. See tähendab, et ei ole paremat aega kui praegu, et võtta see väljakutse vastu. TA Triumph-Adler on teie partner, et teha esimene samm digitaalajastusse ja et see saaks toimuma sujuva protsessina. Pakume oma klientidele individuaalset nõustamist, mille juures saab täpselt kindlaks määrata kliendi vajadused ning seejärel on juba võimalik valida erinevate lahenduste vahel, alustades standardprogrammidest kuni keerukate ECM-projektideni välja.

"Digitaliseerimine annab positiivse tulemuse ainult siis, kui kogu protsess on algusest lõpuni hoolikalt läbi mõeldud."

Frank Dembach, ekspordi osakonna juht, IT-lahendused & konsultatsioon

Kolm küsimust Frank Dembach´ile:

Millised on need kohad, kus Sa näed takistusi ja ka võimalusi, mis on seotud andmete digitaliseerimise protsessidega?

Võimalused kaaluvad kindlasti takistused üles. Kliendid ja tarnijad saavad vajaliku informatsiooni kiiresti kätte ja seejuures saab tööjõu suunata sinna, kus seda on vaja. See võimaldab rohkem aega keskendumaks põhitegevusele. Ainus argument, et miks mitte luua elektroonilist arhiivi on vajaliku tööjõu olemasolu selle asja käima lükkamiseks. Kuid selle sammu tegemine on seda asja väärt.

Kuidas vältida komplikatsioone digitaalse arhiivi peale üle minekul?

Kvaliteedi planeerimine ja nõuetekohase projekti juhtimine on siinkohal ülimalt tähtis. Koostöö teenuse pakkuja ja ettevõtte projektijuhtimise meeskonna vahel peab kulgema sujuvalt. Kõigepealt on oluline püstitada eesmärgid ja seejärel seada paika tegutsemiskava. Kasutajate vaatenurgast on meie jaoks väga tähtis võtta arvesse inimfaktorit.

Millised on ECM-tarkvara eelised?

ECM-süsteemid on samm edasi tõhusama dokumendi- ja infohalduse suunas. Tänapäeva maailmas on arhiveerimine paljudes süsteemides praktiliselt teisejärguline funktsioon. See on tingitud asjaolust, et kogu fookus süsteemide juurutamisel on suunatud elektrooniliste protsesside optimeerimisele ja arvete haldamisele. Informatsioon ja dokumendid on kättesaadavad igal pool ja terves ettevõttes. Seega on ECM-süsteem ideaalne platvorm, mis võimaldab kõikidel töötajatel omavahel koostööd teha, kindlustades teabe kättesaadavuse. Arhiiv ise töötab taustal ja edastab failid pikaajaliseks säilitamiseks vastavalt kindlaks määratud reeglitele.

Andke palun kolm soovitust selle kohta, kuidas digitaalne arhiiv välja töötada ja õige tarkvara valida.

  • Enne päringu tegemist analüüsi oma ettevõtet ja tee kindlaks oma vajadused.
  • Ära keskendu üksnes tehnoloogilisele küljele, võta arvesse ka kvaliteeti ja planeerimist.
  • Ära püüa kõike korraga teha. Esmalt tee kindlaks see koht või tööprotsess, millel on suurim lisandväärtuse potentsiaal, ja siis saab sealt edasi minna.

"Iga ettevõte peab hakkama mingil hetkel digitaalselt arveldama."

Olaf Stammer, arendusosakonna juht

Selleks, et aidata teil säästa aega ja raha oma arvete protsesse.

1. Digitaalse arve saaja peab olema suuteline arvet vastu võtma.

2. Kõik arved peavad vastama Eesti Maksu- ja Tolliameti poolt kehtestatud reeglitele ja sisaldama infot käibemaksukohustuse kohta.

3. Sul on vaja tõestada arve autentsust ja seda, et arve omab maksekohustust ning et selle eest saadud teenus on osutatud. Seda on võimalik teha läbi sisemise kontrolli, mille funktsiooni saad ise seadistada.

4. Dokumendid peavad olema kättesaadavad esitamiseks 10-aastase säilitamisperioodi jooksul. Seetõttu peaksid dokumendihalduslahendused võimaldama varasemate ja praeguste failiformaatide (TIFF ja/või PDF) lugemist ja esitamist kogu perioodi jooksul.

5. Salvesta kõik arved muutmata kujul ja kontrolli ligipääsu neile. Tavaline praktika on TIFF- ja PDF-formaatide kasutamine just pikaajaliseksarhiveerimiseks mõeldud auditipõhiste vormidena. See võimaldab ka kontrollida, kas dokumenti on muudetud.

6. Sa oled kohustatud säilitama elektrooniliste arvete originaalkoopiad. Kui elektroonilisi arveid on üle viidud mõnda teise formaati tuleb säilitada ka originaalfail, nagu kõik teised dokumendid, mis said loodud.

7. Kõik paberarved võib hävitada, kui need on elektrooniliselt salvestatud vastavalt Eesti Maksu- ja Tolliameti reeglitele.

8. Sa pead olema võimeline oma auditi protseduure  tagasiulatuvalt tõendama. Ettevõtte siseaudit võimaldab seda nõuet täita. Ka selle protsessi dokumentatsiooni kohta kehtib 10-aastane säilitamisnõue.